Zaměstnanecký časopis

Pokud se firma rozhodne věnovat se interní komunikaci, zaměstnanecký časopis bývá jednou z prvních voleb. Tituly se sice liší frekvencí vydání, rozsahem i obsahem, ale periodikum nechybí v téměř žádné větší společnosti. V kolika z nich je ale jeho tvorba zbytečná práce? V kolika z nich zaměstnanci časopis skutečně čtou?

Zaměstnanecký časopis je podstatným nástrojem interní komunikace. Není však pouze médiem sloužícím k předávání informací. Ty lze ve většině případů předávat jednodušeji a levněji. Jeho síla leží v jiné rovině – má zásadní vliv na firemní atmosféru a vnímání firmy zaměstnancem.

Vhodně zvolený obsah bude v zaměstnancích utvrzovat dobrý pocit, že spolu s jinými schopnými a zajímavými lidmi pracují pro skvělou firmu s budoucností.

Prostřednictvím časopisu lze ovlivnit názory zaměstnanců a získat je pro věc, stejně jako pomáhat zlepšovat mezilidské vztahy na pracovištích. Vhodně zvolený obsah bude v zaměstnancích utvrzovat dobrý pocit, že spolu s jinými schopnými a zajímavými lidmi pracují pro skvělou firmu s budoucností. Že s vámi mohou počítat a vy počítáte s nimi.

Udělat dobrý časopis, který budou zaměstnanci číst, však není tak snadné. Zdánlivé drobnosti mohou způsobit, že výsledkem mnoha hodin práce bude časopis, o který nikdo nejeví zájem a nebo si z něj zaměstnanci dělají legraci.

Pojďme se podívat na to, co všechno zaměstnaneckému časopisu svědčí, na co je třeba dávat si pozor a čeho bychom se měli zcela vyvarovat.

Načasujte vydávání: měsíčník, čtvrtletník, občasník?

Z hlediska frekvence vydání je nepochybně nejhorší alternativou publikace občasníku. Vydáváme-li občasník, říkáme tím zaměstnancům, že nám na časopisu (a potažmo ani na nich) příliš nezáleží - až nám zbude chvilka, něco napíšeme.

Časopis má být vydáván pravidelně, v předem daných a známých termínech. Pravidelně vydávaný časopis mimo jiné přispívá k pocitu stability společnosti. Některé firmy volí čtvrtletník, některé měsíčník a některé (často v automobilovém průmyslu) čtrnáctideník či dokonce týdeník.

Na základě zkušeností většinou doporučujeme publikaci měsíčníku, a to ze dvou důvodů.

Pokud se obáváte, že v měsíčníku nebudete mít o čem psát, raději uberte na rozsahu časopisu než abyste zvětšovali rozestup mezi jednotlivými vydáními.

První se týká informací obsažených v časopisu. Silnou stránkou týdeníků a čtrnáctideníků je aktuálnost informací. Je však obtížnější zakomponovat do nich obsah zaměřený na image společnosti. A ještě obtížnější je týden co týden vytvářet časopis, který čtenáře nadchne. Oproti tomu kvartálně vydávaný časopis v podstatě přichází o možnost informovat o aktuálním dění a zbývá mu pouze orientace na image. Z pohledu skladby obsahu se tedy měsíčník zdá být nejlepší volbou.

Druhý důvod je „pocitový“. Každé vydání časopisu by totiž mělo být vnímáno jako událost. A čtrnáctideník nebo týdeník vycházejí příliš často na to, aby se na něj čtenář mohl začít těšit. Mezi jednotlivými vydáními čtvrtletníku je zase příliš dlouhá odmlka, než aby čtenář vnímal jeho periodicitu. Tím se čtvrtletník dostává téměř na úroveň občasníku. Měsíčník se i z tohoto hlediska jeví optimální a není divu, že i většina komerčních časopisů vychází v této frekvenci.

Samozřejmě není možné brát zmíněná kritéria příliš dogmaticky - vždy záleží na konkrétních podmínkách ve společnosti a na požadovaném výsledném působení časopisu. Přesto doporučujeme při rozhodování o frekvenci vydávání volit spíše kratší intervaly. Pokud se obáváte, že v měsíčníku nebudete mít o čem psát, raději uberte na rozsahu časopisu než abyste zvětšovali rozestup mezi jednotlivými vydáními.

Zvolte formu: elektronická nebo tištěná?

Má-li zaměstnanecký časopis plnit efektivně své poslání, a ne pouze přinášet informace, vyžaduje tištěnou formu. Navíc by měl výtisk časopisu dostat každý zaměstnanec, ať už má přístup k počítači nebo ne.

Je hned několik důvodů, proč nevydávat časopis elektronicky a nerozesílat ho jako přílohu e-mailem.

„Dobrý den, v příloze naleznete nejnovější číslo firemního časopisu …“ zabliká jednou za čas nová zpráva ve schránce zaměstnance. A zaměstnanec ji s velkou pravděpodobností označí jako přečtenou a už se k ní nikdy nevrátí. Nebo ji rovnou smaže. Ruší ho totiž uprostřed práce. Plete se mu mezi spoustu jiných, skutečně důležitých e-mailů. Zkrátka ho zpráva obtěžuje, stejně jako kterýkoliv jiný hromadný e-mail, který se ho bezprostředně netýká.

Výtisk časopisu by měl dostat každý zaměstnanec, ať už má přístup k počítači nebo ne

Čtení z monitoru je namáhavé. Mnoho lidí si delší texty raději tiskne, protože jim čtení z obrazovky dělá potíže. Váš pdf soubor si proto mnozí zaměstnanci otevřou, rychle prolétnou očima titulky a tím s časopisem skončí. Nebo si ho vytisknou na tiskárně v práci – čímž se vámi ušetřené náklady na profesionální tisk rychle promění na zvýšené náklady na kancelářský papír a toner.

V práci není na čtení čas. Vaši zaměstnanci v pracovní době pracují. Zvedají telefony, chodí na porady a zpracovávají hromady dat. Časopis si v práci zkrátka nepřečtou. Zdá se vám pravděpodobné, že si ho přepošlou na soukromý e-mail, aby si ho mohli přečíst v klidu doma? Nebo myslíte, že budou z domova otevírat pracovní e-mail, pokud vysloveně nemusí?

Každému chodí do jeho soukromé schránky lecjaký spam. Leták akčních cen potravin nebo nabídka na nastřelení vlasů. Rozesláním e-mailem se váš časopis řadí po jejich bok, stává se „laciným“. Zbytečně ztrácí kredit.

Pdf verze časopisu vytištěná a pověšená na nástěnku pro pracovníky bez přístupu k počítači je předem odsouzena k zapomnění. Skutečně jen málokdo o své pauze uprostřed směny oželí cigaretu nebo oběd a bude namísto toho postávat u nástěnky a číst.

Držet v ruce výtisk časopisu je prostě úplně jiný pocit než dostat e-mail. Stejná informace tak získává větší váhu. A větší vážnost získává i firma v očích svých zaměstnanců.

Přemýšlejte nad obsahem

Z úst HR manažerů často zaznívá „U nás není o čem psát.“ Opravdu není? Každý den chodí k vám do práce na minimálně osm hodin stovky lidí. Každý z nich je originál, zajímavý člověk. Každý z nich dělá práci, která je pro chod firmy důležitá. Jak je možné, že není o čem psát?

To nenastupují noví kolegové, nemění se technologie, nezavádí se nové projekty? Neupravují se mzdy, neplánují se stavební úpravy? Nebyl vánoční večírek, nepřijeli majitelé firmy na návštěvu? Nebyl ISO audit? Nekonal se průzkum názorů? Neproběhla finanční sbírka na místní psí útulek?

A co třeba napsat reportáž o přípravě jídel do závodní kantýny? Domluvte se s dodavatelem a umožněte zaměstnancům nahlédnout pod pokličku toho, jak jídla vznikají.

„U nás není o čem psát" Opravdu?

Témat by mělo být k nalezení tolik, že se všechna do jednoho vydání nevejdou. Pokud u vás „není o čem psát“, možná o zaměstnaneckém časopisu přemýšlíte jen v jedné rovině a soustředíte se pouze na zprávy od zaměstnavatele. Časopis by však neměl pouze informovat o dění ve firmě, měl by zaměstnancům firmu přibližovat ve všech jejich aspektech. Jedním z těch nejpodstatnějších jsou právě její zaměstnanci.

Část obsahu se proto vůbec nemusí firmy týkat. Velký úspěch může mít například rozhovor se zaměstnancem, který má zajímavého koníčka, bez ohledu na jeho pracovní zařazení. Spolupracovník představený takovým způsobem je pro zaměstnance signálem, že je společnost bere jako lidi. Ne jen jako snadno nahraditelné součástky vykonávající potřebnou práci. Navíc je pro každého zajímavé dozvědět se o svých kolezích něco nového.

Nezapomínejte, že existuje více žurnalistických žánrů

Časopis by neměl být jen sledem článků. Pole možností je široké - reportáž, rozhovor, recenze, fejeton, glosa, zpráva, článek, anketa … Čím pestřejší váš časopis bude, tím bude čtenější.

Nepouštějte ke slovu generálního ředitele

„Milé kolegyně, milí kolegové, rok 2014 byl pro nás v České republice a na Slovensku plný výzev, ale díky zkušenostem, které jsme během uplynulého roku získali, jsme nyní lépe připraveni na výzvy, kterým budeme čelit v roce 2015. Pojďme společně vytěžit z tohoto roku co nejvíce tím, že budeme neustále zlepšovat naši spolupráci v rámci týmu a v rámci celé společnosti. To nám pomůže dosáhnout našich vytyčených cílů pro rok 2015!“

Právě jste přečetli skutečný úvodník zaměstnaneckého časopisu velké zahraniční výrobní společnosti, který psal její generální ředitel pro ČR a SR. Dočetli jste ho do konce? Dozvěděli jste se něco? Máte pocit, že by vám dodal energii a „nakopl“ vás k většímu pracovnímu nasazení?

Bezobsažné fráze nemají v časopisu co dělat.

Bezobsažné fráze a mlácení prázdné slámy nemají v časopisu co dělat. Pokud můžete, podobným textům se vyhněte. Poznáte je snadno – s drobnými úpravami je můžete otisknout kdykoli znovu nebo jinde, třeba i v zaměstnaneckém časopisu konkurence.

Výjimečně náchylný na podobný styl psaní je úvodník. Ten je přitom zvlášť důležitý, bývá velmi čtený. Úvodníkem si můžete čtenáře získat, vzbudit jeho zájem. Proto ať už ho bude psát kdokoliv, zakažte mu následující slova: výzva, čelit, úsilí, společná práce, dosáhnout cílů, apod.

Nemalujte svět na růžovo, buďte realisté

Je dobré umět se pochválit a v zaměstnaneckém časopisu má své místo i představení dosažených úspěchů. Ale pozor, ať se obsah nestane jen oslavou geniality managementu a vzájemným poplácáváním se po zádech. Tím spíš, pokud realita až tak růžová není. Čtenáře to bude buď nudit nebo ho to naštve. V každém případě další číslo už číst nebude.

Nemlžete a nezatajujte informace. Zaměstnanci se stejně dozvědí všechno.

Buďte v obsahu upřímní. Pokud firma prochází těžkým obdobím, nebojte se k tomu vyjádřit. Neopomíjejte témata, o kterých se hodně mluví, i když jsou nepříjemná. Nemlžete a nezatajujte informace. Zaměstnanci se stejně dozvědí všechno. Záleží jen na vás, jestli se dozvědí tichou poštou překroucený nesmysl, nebo skutečný problém uvedený v souvislostech a s uvedením řešení.

A pozor, to neplatí jen pro časopis, ale pro komunikaci se zaměstnanci vůbec.

Zakažte si smajlíky

Smajlíci v textu zaměstnaneckých časopisů jsou překvapivě častým jevem. V komunikaci firmy se zaměstnanci však nemají místo ani když je firemní kultura velmi otevřená a vztah se zaměstnanci nadmíru přátelský. Ať už máte na pracovištích sebevětší pohodu a víte, že kolegové mají smysl pro humor, smajlíky nepoužívejte. Snižují profesionalitu vaší práce a nepomáhají ani důvěryhodnosti obsahu. Použít nadsázku, ironii nebo si z něčeho jednoduše dělat legraci jde i bez dvojteček, pomlček a závorek. Nebo ne :-)?

Vynechte provozní informace

Do časopisu nepatří ryze provozní informace. Kdy se bude konat školení jeřábníků a že 23. července nepoteče teplá voda, to se lidé dozvědí od svého nadřízeného a není potřeba se o tom dlouze rozepisovat. V době, kdy se dostane časopis lidem do rukou, už budou všechny tyto zprávy dávno vědět.

Zapomeňte na čísla a na grafy

Upřímně řečeno, kolik milionů eur byl obrat v tomto měsíci a jaké bylo za poslední kvartál průměrné PPM, to zaměstnance až tak moc nezajímá. Ne že je nezajímají výsledky, ale chtějí výsledky podané srozumitelnou a alespoň trochu zajímavou formou. Otištění grafu tuto funkci nesplní, stejně jako vyčerpávající sled čísel, pod kterými je pro řadového zaměstnance tak těžké si něco představit.

Pokud uvádíte čísla, zkuste jejich hodnotu přirovnat k něčemu představitelnému. Dejte k výsledkům komentář, který je přiblíží reálnému životu. Třeba jako jedna automobilová společnost, která poskytla zaměstnancům tento údaj: „Měsíční hodnota celkového scrapu (odpadu materiálu v důsledku nekvality) se pohybuje v průměru okolo 765 tis. korun, což lze přirovnat k pořizovací ceně nového Opelu Insignia v nadstandardní výbavě“. Cítíte ten rozdíl?

Zařaďte jazykovou korekturu

Nechte texty přečíst profesionálním korektorem. V průběhu přípravy obsahu budete texty číst tolikrát, že vám postupně začnou splývat a přehlédnete i ty nejhrubší gramatické chyby. Čtenáři je ovšem nepřehlédnou. Celý časopis pak vyzní ve zcela jiném světle, než v jakém byste si přáli. Dobrý korektor navíc často pomůže i se stavbou věty, pokud vyznívá nejednoznačně, nebo je příliš krkolomná.

Dejte si záležet na grafice

Vzhled a zpracování časopisu je polovina úspěchu. Když bude ušmudlaný, na první pohled dělaný po večerech a doma na koleni, bude tím trpět i jinak skvělý obsah. Těžko budete časopisem budovat značku prestižního zaměstnavatele, když bude každému zřejmé, že se šetřilo kde to jen šlo.

Zkušený grafik dokáže vykouzlit luxusní časopis i ze zdánlivě nudných technických témat.

Zkuste pobavit

Nikdo nechce, abyste vydávali humoristický časopis. Ale trocha legrace nikoho nezabije. Křížovka nebo krátký komiks na aktuální téma dokáží přitáhnout pozornost a mohou být jedním z důvodů, proč se zaměstnanec k vydání i opakovaně vrátí. Pokud budete jen a jen suše předávat informace a data, dost možná budete zbytečně přicházet o čtenáře.

Tip na závěr: dejte čtenářům možnost zpětné vazby

Dejte čtenářům e-mail a telefon na redakci, nebo vytvořte webové stránky, kde mohou k článkům psát komentáře a připomínky. Vložte do časopisu jednou za čas dotazník spokojenosti s jeho podobou, ptejte se jen tak mezi řečí lidí, co se jim v časopisu líbí a co ne.

Možná se leckdy dozvíte něco, co vás nepotěší, ale určitě získáte i cenné nápady a zajímavé podněty. Zpětná vazba pro vás bude motivací jak nepolevit a udržet vysoko nastavenou laťku.

A navíc, když budete se čtenáři komunikovat, možná brzy získáte z jejich řad spolupracovníky. A to je to nejcennější, čeho můžete dosáhnout – toho, aby zaměstnanecký časopis připravovali sami zaměstnanci.

Zuzana Sittková

Zuzana Sittková

Jednatelka ve společnosti Younity Communication

Zuzana se téměř patnáct let pohybovala v oblasti řízení lidských zdrojů středně velkých a velkých výrobních společností. V posledních letech působila jako HR managerka ve strojírenské výrobě (Lloyd Coils Europe, s. r. o.), v automobilovém průmyslu (Faurecia Components, s. r. o.) a jako personální ředitelka ve sklářském průmyslu (Crystalex CZ, s. r. o.).