Úvod do interní komunikace

Interní komunikace je něco jako nervová soustava společnosti. Přenáší informace z mozku (vedení společnosti) do celého těla a z jednotlivých buněk a orgánů (jednotlivců a oddělení) zase zpět do mozku. Tělo tak funguje jako celek a zvládá tisíce úkolů automaticky a bez viditelné námahy. Pokud dojde ke zranění, umí rychle zareagovat a snadno si s ním poradí.

Stejně jako jsou velmi závažná onemocnění nervové soustavy, je velmi závažná nefunkčnost interní komunikace. Obojí vyžaduje okamžitou léčbu. Přehlížení symptomů nemoci může mít vážné následky. Proto pokud se ve vaší společnosti potýkáte s vysokou fluktuací a nemocností, pokud narážíte na pasivní přístup zaměstnanců nebo dokonce na bojkot nových projektů, zamyslete se v první řadě nad úrovní interní komunikace a nad tím, zda jí věnujete tolik pozornosti, kolik si zaslouží.

O čem je vlastně řeč

V každé společnosti spolu lidé komunikují, jinak by ani nemohla fungovat. Setkávají se na poradách, posílají si e-maily, čtou nástěnky nebo zaměstnanecký časopis. Předávají si informace nutné pro výkon jejich práce, ale i mnoho dalších, které s ním zdánlivě nesouvisí.

Pokud ovšem tyto informace nejsou efektivně řízeny, nastává nerovnováha. Někdo má informací málo. Někdo je jimi přehlcen tak, že není schopen rozeznat, co je pro něj podstatné. Někomu jsou informace předávány pozdě, někomu sice včas, ale pro něj nesrozumitelnou formou...

Promyšlený systém interní komunikace umí odpovědět na otázky, kdy, komu, co a jak má být sděleno, aby všichni měli všechny informace, které potřebují, a aby je dostali ve správný čas a v pro ně srozumitelné podobě.

Mluvíme přitom nejen o informacích, které jsou nutné pro samotný výkon práce, ale také o těch, které na první pohled činnost zaměstnanců neovlivňují. Namátkou to mohou být zprávy o aktuální situaci na trhu, úspěšné aplikaci produktu nebo třeba o tom, jak firma přispívá na dobročinné účely. Právě tyto informace totiž ovlivňují celkovou atmosféru uvnitř společnosti a mají tedy sice nepřímý, ale podstatný vliv na produktivitu práce, stejně jako například na náklady spojené s fluktuací zaměstnanců.

Co vám interní komunikace přinese?

Opravdu dobře zvládnutá interní komunikace má pozitivní dopad na více oblastí. Výrazně ovlivňuje motivaci zaměstnanců, odráží se ve snížení nákladů a zvyšuje konkurenceschopnost firmy na trhu práce. Pojďme se podívat na to jak.

Interní komunikace a motivace zaměstnanců

To, že si s někým popovídám, mu účty nezaplatí. Lidi chtějí peníze, s nějakou komunikací mě pošlou do háje. Proto máme opravdu propracovaný systém odměn – máme tu měsíční, čtvrtletní a roční odměny, odměny za nulovou nemocnost, za výkon, za zlepšení, za iniciativu, bonus za odpracované roky a další,“ říká nejeden ředitel či personální manažer.

Aby vaše firma opravdu „šlapala“, musíte mít motivované zaměstnance. O tom nikdo nepochybuje. Bohužel příliš často je motivace chápána pouze jako stimul zvenčí v podobě peněz.

Vnější motivace však funguje pouze krátkodobě. Pokud je motivace v podobě pravidelných odměn a bonusů používána dlouhodobě, zaměstnanec si začne peníze nárokovat. Odměna přestává fungovat jako motivace a naopak je příčinou veliké nespokojenosti, pokud se na výplatní pásce neobjeví. Vnímání zaměstnanců se přesune z „hurá, mám peníze navíc“ na „jak to, že jsem nedostal celou výplatu“. Pro další motivaci je nutné odměnu zvýšit – a tak stále dokola. Tento způsob, jak ovlivnit výkon pracovníků, je nákladný a jeho dopad je minimální.

Finanční odměny mají velký smysl tehdy, pokud jsou použity tam, kde fungují – pro krátkodobou motivaci, například pro rychlé dokončení konkrétního důležitého projektu.

Dlouhodobě jsou zaměstnanci motivovaní pouze tehdy, jsou-li motivovaní vnitřně. Vnitřní motivace je totiž něco úplně jiného. Zaměstnanec je hnán jakýmsi vnitřním motorem k plnění úkolů. Do práce se těší, nepochybuje o jejím smyslu, přemýšlí nad pracovními problémy a hledá jejich řešení. Je to zaměstnanec, kterému záleží na výsledcích firmy, a to nejen kvůli jistotě finančního zabezpečení, ale prostě proto, že to tam má rád.

Teorií motivace existuje velké množství. Všechny se však v jednom shodují – adekvátní finanční ohodnocení je důležité, ale zaměstnanci dále hledají dobré mezilidské vztahy, férové prostředí a určité souznění s firmou. Chtějí rozumět přijatým rozhodnutím, smyslu prováděných činností i jejich očekávaným dopadům.

A toho lze docílit důslednou prací s interní komunikací – pomocí dostatku správně předávaných informací lze vytvořit takové prostředí, ve kterém zaměstnanec nepotřebuje další a další bonusy a benefity k tomu, aby byl spokojený. Je spokojený prostě proto, že pracuje pro dobrou firmu. Je vnitřně motivovaný.

Interní komunikace a finanční úspory

Interní komunikace je drahá. Já potřebuji peníze investovat někam, odkud se mi zase vrátí – vývoj, marketing, kvalita...,“ je často slyšet námitky, proč se firma interní komunikaci nevěnuje. Ta však drahá není, právě naopak – může přinést značné úspory.

Představte si demotivovaného zaměstnance. Jeho pracovní výkon je minimální, pracovní dobu si jen odsedí a dělá pouze to, co je opravdu nezbytné. Je častěji nemocný. Na všem vidí jen to špatné, šíří kolem sebe špatnou náladu. V pracovní době hledá nové zaměstnání a nakonec odchází.

  • Kolik takových zaměstnanců od vás v tomto roce odešlo?
  • Jaké byly mzdové náklady na tyto zaměstnance za poslední dva měsíce před jejich odchodem, kdy už skutečně odváděli jen mizivé výsledky?
  • Dokážete vyčíslit jejich pracovní prodlevy, o kolik rychleji byste mohli mít některé projekty hotové?
  • Jaké byly náklady na jejich zástup v době nemoci (přesčasy jiných, brigádníci)?
  • Jaké byly náklady na vyhledání jejich nástupců (inzerce, personální agentury, čas personalisty)?
  • Jaké byly náklady na adaptaci nového zaměstnance? A na jeho školení?

Podtrženo a sečteno, i kdyby od vás za rok odešel jen jeden nespokojený zaměstnanec s průměrnou mzdou, konečný finanční dopad dalece překročí sto tisíc korun.

Představte si také úspory v nákladech na náborové aktivity. Nejlepší referencí ozaměstnavateli je spokojený zaměstnanec, který o své práci mluví hezky ve svém okolí. Pokud budete dbát na interní komunikaci a firemní atmosféru, počet zájemců o práci u vás se znásobí. Získáte kvalitnější uchazeče, kteří budou přilákáni vaší značkou, vaší dobrou pověstí. Pro nižší pozice často nebude inzerce ani třeba – bude fungovat systém doporučení stávajících zaměstnanců.

Konkurenceschopnost na trhu práce

Já ty lidi platím a oni tu jsou od toho, aby za ty peníze pracovali. Tečka. Na nějaký povídání si s nimi nemám čas,“ říkají často členové managementu a rychle utíkají na další poradu. Z jejich strany je to ovšem velmi krátkozraké.

O dobré lidi se na trhu práce vede boj. O odborníky a specialisty se vede přímo válka. Je jen otázkou času, než vašemu klíčovému zaměstnanci zavolá headhunter s nabídkou jiné práce. Co na to váš zaměstnanec řekne?

A co když hned vedle vašeho výrobního závodu začne zahraniční investor stavět novou halu? A současně zahájí velkou náborovou kampaň, protože potřebuje obsadit 250 nových pracovních míst ve výrobě? Dokonce ani nebude nabízet vyšší mzdu, jen se pochopitelně bude prezentovat v těch nejlepších barvách. Co na to řeknou vaši zaměstnanci?

Právě a pouze díky interní komunikaci můžete zjistit, zda jsou vaši zaměstnanci spokojení. Případně rozpoznat, co jim vadí, a následně s tím pracovat. Jedině tak eliminujete riziko, že budete čelit náhlé personální krizi. Získáte loajální zaměstnance a navíc prestiž, která vám přivede další uchazeče.

Plánovaná a operativní komunikace

Nejčastější popis fungování interní komunikace ve společnostech zní zhruba takto: „U nás to funguje dobře. Každý rok máme vánoční večírek a dvakrát do roka všechny svoláme na jedno místo a uděláme prezentaci výsledků. A taky nám občas z centrály přijde jejich newsletter, tak ho přeložíme do češtiny a dáme na nástěnku.“

To ovšem fungující interní komunikace není, jde jen o několik jednorázových, spolu nesouvisejících akcí. Informace o výsledcích společnosti jsou zlomkem toho, čemu by se interní komunikace měla věnovat, stejně jako vánoční večírek není jediným způsobem, jak se zaměstnanci oslavit Vánoce.

Aby interní komunikace fungovala, musí jít o předem promyšlenou, nepřetržitou a systematickou činnost.

Velkou část informací lze předem naplánovat a sestavit si dopředu tzv. komunikační plán. V něm si jasně stanovíte, jaká témata, komu a jakým způsobem budete v průběhu roku sdělovat.

Zamyslete se nad tím, co se bude v následujících měsících dít, jak je to důležité a jak téma nejlépe pojmout. Bude v březnu průzkum názorů? V říjnu pojede firma na veletrh? A kdy proběhne ta velká rekonstrukce šaten? Sdělíme to na celofiremním setkání, nebo to necháme na vedoucí a jejich porady? Uspořádáme u té příležitosti nějakou akci, nebo stačí napsat článek do zaměstnaneckého časopisu? A kdy vlastně jednotlivá čísla časopisu letos vyjdou?

Pokud si všechno rozmyslíte a stanovíte předem, velmi si zjednodušíte následnou realizaci.

Společnost ovšem musí také umět reagovat na nečekané situace a rychle komunikovat aktuální témata. Schopnost rychlé reakce je důležitá. Ať už jde o zjištěné překročení limitů hluku v provozu nebo o nečekanou cenu za design podnikové prodejny, měla by firma být první, kdo zprávu přinese a kdo se k ní vyjádří.

Odraz toho, jak se firmě daří v operativní komunikaci, lze najít v míře „šuškandy“ na chodbách a v množství šířících se fám.

Krizová komunikace

U tématu operativní komunikace bychom neměli pominout ani tzv. krizovou komunikaci. Smrtelný pracovní úraz jednoho ze zaměstnanců nebo požár v provozovně – i to jsou témata, se kterými se musíte umět vypořádat. A protože jsou tak závažná, je třeba na ně být předem připraven. Firmy obvykle mají připravený krizový scénář pro externí komunikaci – komunikaci s veřejností. Krizová komunikace s vlastními zaměstnanci je však neméně podstatná. Už proto, že se dnes díky sociálním médiím často prolíná s tou vnější.

Kde a jak začít?

V první řadě je třeba rozhodnout se vědomě řídit komunikaci uvnitř firmy. Uvědomit si její význam a přiznat jí v organizaci adekvátní roli. Zajistit, aby všichni členové vedení chápali, jak je důležitá a jak jim může pomoci. Aby v ní neviděli práci navíc, ale naopak prostředek, jak si práci usnadnit a zvýšit výkon svých týmů.

Ve druhé řadě je nutné zaměstnance, který za interní komunikaci odpovídá, organizačně zařadit co nejblíže nejvyššímu vedení. Jen tak bude mít k dispozici všechny informace a dostatek pravomocí, aby s nimi mohl efektivně pracovat.

V interní komunikaci neplatí „všechno, nebo nic“. Začít můžete pomalu a postupně přidávat další a další činnosti. Zaměstnanci bývají všímaví, ocení i sebemenší, ale upřímnou snahu něco zlepšit.

Důležitá je vytrvalost. Lepší jsou menší, ale pravidelné akce, než jedna velká, která se pak vytratí do ztracena. Jakmile jednou začnete, vydržte a důsledně pokračujte. Vynaložené úsilí se vám mnohonásobně vrátí.

Zuzana Sittková

Zuzana Sittková

Jednatelka ve společnosti Younity Communication

Zuzana se téměř patnáct let pohybovala v oblasti řízení lidských zdrojů středně velkých a velkých výrobních společností. V posledních letech působila jako HR managerka ve strojírenské výrobě (Lloyd Coils Europe, s. r. o.), v automobilovém průmyslu (Faurecia Components, s. r. o.) a jako personální ředitelka ve sklářském průmyslu (Crystalex CZ, s. r. o.).