Když se průzkum povede, získáte cenné informace o tom, co je dobře a špatně, co vaše zaměstnance trápí, co je těší a kde je prostor pro zlepšení. Ale když ho uděláte špatně, nejen že vás to bude zbytečně stát nějaký čas a peníze, ale mnohem hůř, ztratíte důvěru svých lidí. A ta se získává zpět velmi těžko.

Jak tedy na to, abyste nešlápli vedle?

Dobře se ptejte

Základem úspěchu je vědět, co chcete průzkumem zjistit, a umět se na to zeptat.

Patnáctistránkové dotazníky mapující názor zaměstnanců na vše, od obrazů na stěně po výměnu oleje ve služebních vozech, předem odsuzují průzkum k neúspěchu.

Čím delší dotazník vytvoříte, tím méně lidí ho dokončí. Mějte respekt k času zaměstnanců. Oni nejsou povinni se průzkumu zůčastnit, ale rozhodli se to udělat, rozhodli se mu svůj čas věnovat. Nemrhejte jím!

Ptejte se také jen na to, s čím následně budete umět pracovat.

Z odpovědí na otázku „Hodnoty společnosti vnímám jako a) inspiraci, b) motivaci, c) závazek“ sice půjde udělat pěkný graf, ale to je asi tak všechno. Nehledě na to, že po přečtení takové otázky zaměstnanci rázem ztratí pocit smysluplnosti dalšího vyplňování.

Základní pravidlo tedy zní: Zamyslete se nad tím, co skutečně potřebujete znát.

Dotazník začněte jednoduchými, snadno odpověditelnými otázkami, a až postupně se propracujte k těm náročnějším.

Omezte množství otevřených otázek, a když už tam musejí být, dejte je až na konec. Myslete na to, že na ně lidé mnohem méně odpovídají, spíše je přeskočí. Odpovědi navíc nejde jednoduše statisticky vyhodnotit. A koneckonců kvůli rukopisu dost často ani přečíst.

Otázka „Co si myslíte o vašem pracovním prostředí?“ je tedy sice zajímavá, ale zkuste se na ni raději zeptat jinak.

Dejte si pozor na formulaci otázek, příp. na kvalitu překladu dotazníku z cizího jazyka. Otázka „Přiřaďte body 0 – 5 k prohlášení: Necítím se být nedoceněný“ není sice fakticky špatně, ale někomu se u ní může pěkně zakouřit z hlavy.

U každé otázky se zamyslete, jestli nejde pochopit jinak, jestli bude pro všechny srozumitelná a všichni budou vědět, na co jsou tázáni.

A na závěr mějte na paměti, kdo všechno tvoří vaši skupinu respondentů. Hlídejte, aby otázky odpovídaly jejich znalostem a vědomostem. Odpovědi skladníků na otázku „Jak byste hodnotili obchodní strategii společnosti?“ pro vás nebudou příliš přínosné a mohou pěkně zamávat s celkovými výsledky.

Nepodceňte propagaci průzkumu

Když se zaměstnanec dozví, že se bude dělat průzkum názorů, pravděpodobně vám obratem řekne, že na to nemá čas nebo že na to nemá náladu. Říká tím ale, že nevěří ve smysl průzkumu. Nevěří, že se firma opravdu zajímá o jeho názor a že stojí za to jí ho říct.

Proč? Nejčastější odpovědí je:

• protože je to stejně jen opičárna, aby se mohla vykázat činnost
• protože přece každý vidí, co je tu špatně, na to se nemusí vyplňovat stoh papírů
• protože když vyjde, že je průšvih v lidech, budeme muset jet na nějakej temabuilding a na to už vůbec nejsem zvědavej
• protože prostě nesnáším dotazníky
• protože nechci přijít o místo
• protože fakt nemám čas a těch otázek je vždycky asi milion

Každému dobrému průzkumu musí proto předcházet propracovaná informační kampaň s cílem obrousit hrany takového negativního nastavení. V ideálním případě, a je to hodně velký oříšek, ho přeměnit v pozitivní očekávání. Zkrátka přesvědčit zaměstnance, že opravdu chcete vědět, co si myslí, a že s výsledky budete pracovat.

Musíte jim říct nejen co se bude dít a jak to bude probíhat, ale i proč se to bude dít a co bude následovat po vyplnění dotazníků. Musíte zaujmout. Musíte nalákat. Pokud vaše firma nemá za sebou s průzkumy nějaký opravdu velký kiks, který hluboce podryl vaši důvěryhodnost, mělo by se vám podařit vzbudit minimálně zvědavost.

Na zvýšení účasti u průzkumu můžete jít samozřejmě i jednodušeji. Tak, jako v jedné společnosti, kde jsem se setkala s omračující 94% účastí na průzkumu. Poté, co jsem prošla výsledky, jsem navíc zjistila, že všichni respondenti jsou bez výjimky šťastnými a spokojenými zaměstnanci, kteří nemají žádné výhrady ani žádné pochybnosti o své práci či zaměstnavateli. „Víte, my musíme mít účast nad 85%, jinak by nám sem přijeli udělat audit z centrály. A o to nikdo nestojí.“ odpověděli mi na můj dotaz, jak je to možné. „A jak jste tedy takového výsledku dosáhli?“ ptala jsem se. „Ono stačí na účast a na výsledky navázat bonusy, a je to.“

Ano. A je to…

Zajistětě skutečnou anonymitu

Existuje jakási posedlost firem zjistit, kdo co psal a jak odpovídal. Setkala jsem se s různými fígly, jak na to.

Za nejdůmyslnější považuji předtištěné formuláře, které měly na dolním okraji stránky řadu miniaturních čísel. Vypadaly na první pohled jako takové ty nepodstatné značky z tiskárny, kterým laik nerozumí. Ale nebyly to značky z tiskárny. Byl to kód označující jaký formulář se má vyplňovat ve kterém oddělení a týmu. Po vrácení dotazníku pak na personálním oddělení podle písma určovali, kdo ten který papír měl v ruce. Na tento trik zaměstnanci naštěstí tenkrát nepřišli.

Právě ručně vyplněný dotazník ale zničil důvěryhodnost průzkumu v jiné firmě. V situaci, které jsem byla svědkem, nedávno jmenovaný manažer výroby oznamoval svému týmu propuštění jejich kolegy Radka. Bohužel byl v manažerské pozici krátce a byl zcela nepřipravený na takové situace. Poměrně jasně a srozumitelně oznámil, že se s Radkem dohodl na ukončení pracovního poměru, protože jeho práce nebyla kvalitní, že ho na to opakovaně upozorňoval a nedošlo k sebemenšímu zlepšení. Takové lidi ve svém týmu nepotřebuje a nechce.

Radek byl však v kolektivu oblíbený a kolegové začali nespokojeně mručet. Atmosféra houstla. Manažer výroby tedy ve snaze situaci vylepšit, a snad i trochu omluvit sebe sama a své rozhodnutí, dodal: „A navíc, on tu Radek stejně vůbec nebyl spokojený“. Pak už samozřejmě zbýval jen krůček do propasti. Na otázku „Jak to víš?“ odpověděl: „Ukázalo se to v průzkumu“. A bylo hotovo.

Jediná zpráva, kterou si všichni odnesli, byla ta, že ten, kdo odpoví v průzkumu „špatně“, dostane padáka. Z Radka se stal mučedník a z nového manažera nedůveryhodný hlupák. Další průzkum názorů se realizoval až za 3 roky, protože dříve by neměl šanci na úspěch.

Samostatnou kapitolou jsou eletronicky vyplňované dotazníky. Sběr dat a jejich vyhodnocení jsou tak mnohonásobně jednodušší a rychlejší, ale přesvědčit zaměstnance, že jejich počítač není nijak „napíchnutý“, to je oříšek. A odolat pokušení to neudělat je, jak se zdá, oříšek ještě větší.

O to, kdo co psal a jak odpovídal přitom vůbec nejde! Jediné, o co jde, je získat pravdivou zpětnou vazbu od co nejvíce respondentů.

Pokud zaměstnanci jen trochu hlodá v hlavě otázka, zda není nebezpečné být upřímný, tak se průzkumu buď neúčastní, nebo na vše odpoví jen v superlativech. A pak je to celé pochopitelně k ničemu.

S výsledky co nejdříve seznamte úplně všechny

Na výsledky nelze čekat měsíc. Čím dříve se podaří jednotlivé dotazníky přepracovat do jasných a srozumitelných přehledů, tím lépe. Prostudujte je pečlivě, srovnejte si myšlenky, určete priority a potom se vším rychle mezi lidi!

Seznámit s výsledky je nutné všechny. Chtěli jste po nich, aby se všichni zůčastnili, tak teď všem dlužíte zpětnou vazbu. Ke zveřejnění výsledků použijte co nejvíce nástrojů, je to přeci jen jedna z nejdůležitějších zpráv roku. Stěžejní ale zůstává osobní prezentace, a to nejlépe po co nejmenších skupinkách posluchačů. Dejte jim data do ruky. Nesklouzněte k suché prezentaci, umožněte otázky a připomínky, vyvolejte diskuzi. Požádejte všechny o pomoc při práci na zlepšení v těch oblastech, které se v průzkumu ukázaly jako špatné. A v neposlední řadě nezapomeňte všechny informovat o tom, co se bude s výsledky dít dál.

S výsledky pracujte!

Práce s výsledky jsou Achillovou patou většiny realizovaných průzkumů. Poté, co se odprezentují na několika poradách a možná i na celofiremním meetingu, skončí často v šuplíku či v šanonu s nápisem Průzkum 2015 vedle úplně stejných šanonů z let předchozích. Zaměstnancům se poděkovalo za účast a zazněl slib, že s výsledky se bude dál pracovat, ale žádné další kroky a žádné návazné akce už se nestanou. Většinou na ně není čas - ke slovu se dostanou další a další úkoly, které byly kvůli realizaci průzkumu na chvíli odsunuty do pozadí.

Častým důvodem, proč se také s výsledky nepracuje, je nízká návratnost dotazníků. Firmy často mají pocit, že s údaji od 30% zaměstnanců nemá smysl něco dělat. Pravda, nemají žádnou vypovídací hodnotu, ale nízká odezva je taky odezva! Pro vás by to měla být výzva, aby příští rok byla účast vyšší. Protože letos vám lidé dali jednoznačný signál, co si o průzkumu myslí. Pracujte i s těmi třiceti procenty tak, jako by to bylo devadesát. Nemávněte nad tím rukou a uvidíte, že příští rok to bude více.

Právě to, co se bude s výsledky dál dít, rozhoduje o tom, zda se lidé průzkumu zúčastní i příště a s jakou náladou. Když budou vědět, že loni se díky průzkumu něco zlepšilo, vyplní ho za rok o mnoho ochotněji. Tohle je ten kritický bod, toto je klíč k úspěchu! Špatně položené otázky, dvacetistránkový dotazník, měsíc na vyhodnocení dat – to všechno vám zaměstnanci odpustí, ale nulovou reakci na výsledky nikoliv.

Vyberte si z výsledků několik nejvýznamnějších bodů a vyhlašte je programem pro další rok. Zapojte do řešení samotné zaměstnance! Vytvořte zvláštní pracovní skupiny, zorganizujte workshopy, vyhlašte soutěže – jděte na to jakkoliv, ale najděte cestu, jak je zapojit.

Po celý rok průběžně informujte o tom, co už se podařilo zlepšit a co ještě ne. Pokud se něco nepodařilo, nezapomeňte přidat informaci proč a jaký je plán. Informujte celoročně, pravidelně údaje aktualizujte.

Vytrvejte, stojí to za to!